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最強報銷流程和賬務處理大全!建議立即收藏!

2019-11-29      作者:

對于剛入職場的財務小白們,碰到報銷是不是很頭疼?本文詳細地介紹了一些費用的報銷流程,給各位新手提供一些建議,掃掃盲。


員工費用報銷規定


1、任何一種類型之請購及支出,包含物品設備請購、差旅費、車費、交際費等,必須于事件發生前依照“預算及費用之審核權限”規定取得權責人的書面核準。


2、報銷人員必須取得完整真實、合法之原始憑證(發票之單位名稱必須是正確無誤),由報銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上,同類性質必須粘在一起?!罢埧顔巍焙汀百M用及出差旅費報銷申請表”按原始憑證之交易發生時間分類詳細填寫,并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉賬及匯入員工賬戶等方式,經授權人員核準并經財務部復核通過,方可付款。


3、報銷以“周”為單位,并附相關憑證,不得幾周憑證粘于一起,否則財務部將予以退單處理。當月發生的費用應盡量在當月報銷,最晚不得超過發生月份的次月,如逾期須經總經理書面批準,否則財務部將不予報銷。


4、對于報銷時出現填寫或計算的錯誤,公司采取只減不加的方式,針對不寫小計數和總計數,報銷總額的20%將會被扣除;針對加總錯誤,差額部分的50%將會被扣除。


5、簽名的規定:
① 所有員工在任何憑單上簽字,表示對該憑單所載事項以及金額完全同意,并已盡到誠實申報或認真審核之責。
② 所有簽名應同時附注日期,如不附注日期,當產生爭議時,未簽注日期之員工將承擔最不利之結果。


6、財務復核結果視情況做下列處置:
① 退回報銷單(注明退回原因)。
② 剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款(附剔除原因)。
③ 要求報銷人員補充說明或補必要單證。
④ 交出納付(匯)款。


7、每周匯員工報銷款一次,每月的最后一個周五不匯款。


8、每周匯員工報銷款后,差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理,各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。


9、在報銷流程前,所有單據未齊備的,必須補齊手續后方可進入報銷流程。


差旅費的報銷手續具體流程


1、提供合法的票據。索取住宿票據時,應要求對方將票據內容填寫完整,填寫內容包括:單位名稱(姓名)、日期、住宿天數、單價、金額、填票人。


2、填報“工作人員出差‘五定’審批單”。內容包括:姓名、前往地點及乘坐交通工具、出差任務、出差時間、領導簽批。


3、參加會議的,要求加附領導簽批的會議通知單。


4、填寫差旅報銷單。填寫內容包括:姓名、出差日期、出差天數、出差事由、起止地點、起止日期、車船費、住宿費及其他即可。


5、提交統計部門審核,審核無誤,再提交財務復核核,經辦人再將審核無誤的“差旅報銷單”報經公司領導簽批。


6、公司出差人員補助實行包干制的,必須提供住宿發票、餐飲發票,否則計入個人工資薪金所得。


7、所附單據要求有經辦人、核算部門、財務部門審核簽字、負責人簽字。


8、提交財務報賬。


住宿費的報銷手續具體流程


1、出差人員的住宿費實行限額憑據報銷的辦法,按實際住宿的天數計算報銷。


2、出差人員由接待單位或住在親友家的,一律不予報銷住宿費。


3、出差人員住宿費報銷標準原則上按規定標準執行,有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業務情況,在分管領導允許的前提下,可按實報銷。


4、住宿費標準一般指每天每間,若為同性二人同時出差,按一個房間標準報支,副總以上人員出差,可單獨住宿。



伙食補助費


1、中午12時前離開本市按全天補助;
2、中午12時后離開本市按半天補助;
3、中午12時前抵達本市按半天補助;
4、中午12時后返抵本市按全天補助。


交通費的報銷


1、旅途中符合乘臥(從晚八時至次日晨七時之間,在車上過夜6小時以上或連續乘車時間超過12小時)而未乘座臥鋪,特快按票價50%,其它列車票價60%予以補助。訂票費、退票費原則上不予報銷,如遇特殊情況需寫書面匯報,報分管領導批準后,方可報銷。


2、對于自帶車輛人員,交通補助費予以取消(乘坐出租車辦事需經主管領導同意)。


3、出差人員原則上不得乘坐出租車,但下列情況除外:


1)出差目的地偏遠,沒有公共交通工具的;
2) 攜有巨款或重要文件須確保安全的;
3) 收、發貨物笨重,搬運困難或時間緊迫的;
4)陪同重要客人外出的;
5) 執行特殊業務或夜間辦事不方便的


以上情況須請示部門主管同意后方可報銷。


4、出差人員應按最簡便快捷的線路乘坐車船,不得饒行。出差期間經領導批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽,其饒線多支付的費用均由個人自理,期間按事假考勤。遇有特殊情況的,如春運無法購票的,在請示主管領導同意后方可報銷。


通訊費的報銷


除外出學習和駐廠人員外的出差人員,每天補助10元通訊費,特殊情況需經主管領導批準。


其它費用的報銷


1、在出差過程中因業務工作需要使用招待費應先征得分管領導同意,并經安排領導核準并簽署意見后財務部方可審核報銷。


2、出差人員應保留完整車(船)票時間、車次、住宿發票作為計算費用的依據,對于公司代為訂票的,應保留復印件作為審核依據。


3、駕駛員外出按15元/百公里補助,行車途中的違章罰款一律不準報銷。


4、兩人以上出差人員,在請示主管領導允許后,可就隨行高一級人員標準執行。


5、去往集團辦事處的人員,出差途中享受伙食補助費。抵達后食宿由辦事處承擔,不享受伙食及住宿包干,如因辦理業務路途較遠,而中途無法返回辦事處就餐,可享受伙食補助費,但需持有辦事處負責人的簽字確認證明。


6、外出參加會議,會議費用中包括食宿時不再享受食住費用,只享受市內交通費。會議費用中不含食宿時,按前述標準予以補助。


7、外出學習、駐廠人員,伙食補助每天16元,期間不享受市內交通費、住宿費包干,途中可享受交通、伙食補助費。


非定額備用金制度


非定額備用金是指單位對非經常使用備用金的內部各部門或工作人員,根據每次業務所需備用金的數額填制借款憑證,向出納員預借現金,使用后憑發票等原始憑證一次性到財務部門報銷,多退少補,一次結清,下次再用時重新辦理領借手續。


報銷時財務部門編制轉賬憑證,其借方科目與定額備用金報銷時相同,其貸方科目則為“其他應收款”科目。對于實際支出額小于預借金額的應編制現金收款憑證,收回多借的現金;對于實際支出大于預借金額的,編制現金付款憑證,補給經辦人員墊付的款項。


例:大新公司對行政科采用非定額備用金制度,行政科為購買辦公用品預借備用金1600元,預借時,財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證,其會計分錄為:
借:其他應收款——備用金(行政科) 1600
貸:庫存現金 1600

行政科購買辦公用品1520元后憑發票和驗收入庫單到財務部門報銷,交回多余現金80元,財務部門編制轉賬憑證一張,其會計分錄為:

借:管理費用 1520
庫存現金 80
貸:其他應收款——備用金(行政科) 1600
     出納員收回多借的未用現金80元。


如果行政科實際購買辦公用品1780元,自己墊付了180元,則在報銷時除按規定編制轉賬憑證一張,其會計分錄為:
借:管理費用 1780
貸:其他應收款——備用金(行政科) 1600
     庫存現金 180


出納員付給行政科現金180元,退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。


備用金報銷的處理依企業備用金管理制度的不同而有所區別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。

所謂定額備用金是指單位對經常使用備用金的內部各部門或工作人員根據其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現金數額,并保證其經常保持核定的數額。實行定額備用金制度,使用定額備用金的部門或工作人員應按核定的定額填寫借款憑證,一次性領出全部定額現金,用后憑發票等有關憑證報銷,出納員將報銷金額補充原定額,從而保證該部門或工作人員經常保持核定的現金定額。只有等到撤銷定額備用金或調換經辦人時才全部交回備用金。


實行定額備用金的單位,其內部各部門或有關工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后,應將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫,憑驗收入庫單連同發票到財務部門報銷,用于其他開支的憑發票或其他原始憑證到財務部門報銷。有關部門或工作人員報銷時,會計人員應編制現金付款憑證。出納員依據付款憑證將報銷的金額用現金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關部門或工作人員于中的現金又達到了核定的限額。


例:大新公司維修科使用定額備用金制度,金額為1200元。5月14日用現金購買零配件800元,其備用金只剩下400元,次日到財務科報銷,會計編制付款憑證,出納員補給現金800元,這樣維修科的備用金又達到了 1200元。會計分錄是:

借:管理費用 800
貸:庫存現金 800


如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元,由經辦人員墊付現金200元,則5月15日報銷時,出納員應付給的現金就是1400元,維修科備用金在支付給經辦人員墊付款200元后又恢復到1200元。

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